12307 מאמרים - מנוע לחיפוש מאמרים - פרסום מאמרים חינם

נושא המאמר: ניהול מסמכים – ארכיב ממוחשב באמצעות סריקת מסמכים לארגון
מאת: סריקת מסמכים - ניהול מסמכים - שירותי סריקה -דוקיומנטס   שמור מאמר למועדפים

אחסון של קרטונים, קלסרים ותיקיות עמוסות בנייר עלולים ליצור מספר בעיות בארכיון המסמכים של הארגון. ראשית קיימת בעיה של שטח אחסון המוגבל בגודלו. צריך להעריך כמה קרטונים יכולים למלא את החדר או המשרד המיועד לכך, וצריך לקחת בחשבון שעם הזמן מסמכים שנשלפו על ידי עובדים לצרכים מסוימים, עלולים ללכת לאיבוד אם הם לא הוחזרו לאותו המקום בדיוק ממנו הם נשלפו.
זה בדיוק המקרה בו סריקת מסמכים יכולה לסייע לארגון. אם יש לכם סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת מסמכים במהירות וביעילות, אתם יכולים ליצור עותקים דיגיטליים של מסמכי המקור, קבצים שיהיו מאוחסנים בבטחה במחשבי / שרתי הארגון או על גבי התקני אחסון דיגיטלי. הפורמטים הנפוצים ביותר של קבצים דיגיטליים המופקים בתהליך סריקת מסמכים הם TIF, JPEG, PDF ועוד. אם אתם רוצים חיים קלים יותר כדאי להזמין שירותי סריקה מחברות המתמחות בכך.
כיוון שגודל הקבצים הסרוקים הוא קטן יחסית, ניתן לאחסן כמות גדולה של קלסרי מסמכים על גבי תקליטור דיגיטלי אחד. את מסמכי הנייר המקוריים ניתן לאחסן בארכיב (בית גניזה, בית ארכיב, ארכיון) או להיפטר מהם באמצעות גריסה או שימוש בשירותיה של חברה המתמחה בביעור מסמכים.
השימוש בטכנולוגיה ובתפיסה הארגונית של ניהול מסמכים וסריקת מסמכים, מאפשר לארגון פתרון אחסון עכשווי, יעיל, זול ונוח. פתרון הניתן להרחבה בקלות רבה. מידי יום קורים כשלים בארגונים, חברות ועסקים. בין אם מדובר בשריפה, שיטפון, אובדן, גניבה, נזק או כל פגיעה אחרת. פגיעות כאלה גורמות לנזק רציני כשהארגון רוצה לאחזר מידע וידע חשוב.
זה שהמסמכים מאוחסנים בבית ארכיב זה חשוב ומסייע בשמירה על מסמכי הארגון, אך מה קורה עם המסמכים שעדיין קיימים בשטחי הארגון ולא בבית הארכיב? מה עושים אם צריך לשלוף תוך דקה מסמך מסוים המאוחסן בבית הגניזה?
המידע הארגוני המרוכז ברובו על גבי מסמכים חשוב לנו מאוד וחובה עלינו לגבות אותו מידי יום לכל אסון שלא יהיה (ראה נפילת מגדלי התאומים), בין אם הנזק עלול להיגרם מכוח עליון ובין אם ממתחרים המבקשים לחשוף את סודות הארגון.
כדי לגבות את המסמכים והידע הארגוני ניתן וצריך להיעזר בהתקני אחסון קשיחים (קבועים או ניידים), באחסון בשרתי החברה, באחסון ענן, ובאחסון רב שכבתי באתר מרוחק.
ציוד הסריקה המודרני הנוכחי הוא יעיל מאוד. קיימים בשוק סורקים מקצועיים לסריקת ארכיון הפועלים במהירות גבוהה ומאפשרים לארגון גדול לסרוק כמות של עשרות ואפילו מאות אלפי מסמכים. סורקי מסמכים מקצועיים מהירים יכולים להתמודד עם מסמכים המכילים טקסטים בשחור לבן, צבע ומגוון גדלי נייר.
איכות הסריקה שלהם מצוינת ובאמצעות תוכנות הסריקה המצורפות אליהם הם מספקים קבצים סרוקים ותמונות באיכות מעולה, לפעמים באיכות העולה על מסמכי המקור.
סורקים אלה מסוגלים לסרוק תעודות משלוח, חשבוניות, הזמנות, התכתבויות, ספרים, כתבי עת ועוד.